Telefonanlagen Standortvernetzung, Funktionsvielfalt und Möglichkeiten

Die Computer-Telefonie-Integration (CTI) ermöglicht aus Computerprogrammen wie Word, Excel und Outlook den automatischen Aufbau, die Annahme oder Beendigung von Telefongesprächen. Darüber hinaus können direkt aus der Anwendung Faxe gesendet oder empfangen werden. Sie haben die Möglichkeit, Telefonbuchdienste zu verwenden und Gespräche per Mausklick weiterzuvermitteln. Bei einem Anruf können automatisch durch die Anrufer-Identifizierung der passende Datensatz des Kunden oder Informationen zu der letzten Bestellung geöffnet werden. Ein Journal in Ihrem CRM führt zu jedem Anruf Datum, Zeit und Gesprächsinhalt, damit alle Kollegen bei einem erneuten Anruf des Kunden schnell über den Sachverhalt informiert sind.

Nachrichten erreichen Sie in den verschiedensten Formen und Varianten: Mail, Voice-Mail, Fax, SMS, MMS, Brief, usw. Ziel des Unified Messaging ist, Ihnen alle Nachrichten verschiedenster Übermittlungswege in einheitlicher Form zum Abruf durch verschiedene mobile oder stationäre Endgeräte (PC, Notebook, Mobiltelefon, Iphone, MDA) zur Verfügung zu stellen. Im Ergebnis erhalten die Nutzer von UM-Systemen schneller und übersichtlicher relevante Informationen. Weiterhin wird die Archivierung nach der Vereinheitlichung von Nachrichten erleichtert. Unified Messaging ist in vielen Programmen bereits in guten Ansätzen vorhanden. Durch spezielle Serverlösungen wie den Office Live Communications Server oder vergleichbare Software lassen sich die einzelnen Programme über Schnittstellen zusammenfügen, um Unified Messaging nach Ihrem Bedarf skaliert nutzen zu können.

Während die Nutzung des Kopierers als Versand- und Empfangsgerät für Faxnachrichten in vielen Büros Einzug gehalten hat, sind Faxserver weniger verbreitet. Die mittlerweile auch für kleine Betriebe erschwinglich gewordenen Faxserver bieten zahlreiche Vorteile: Aus nahezu jeder Software können direkt Faxe versendet werden ohne vorab Drucken zu müssen. Auch eine Unterschrift kann das digital versendete Fax tragen. Digitale und analoge Faxgeräte sind kompatibel, so dass jeder an jeden geräteunabhängig senden kann. Empfangene Faxe können direkt in der E-Mail Software angezeigt, weitergeleitet, bearbeitet und beantwortet werden. Weltweites Faxen, Senden und Empfangen von jedem Ort, wird so einfach wie das E-Mailen. Durch automatische Mail- und Faxarchivierung in einem System entfällt die manuelle Aufgabe des Verwaltens und Abheftens. Wenn Sie ein CRM oder ERP System verwenden, können Faxe direkt voll- oder halbautomatisch dem Mandanten oder Vorgang zugeordnet werden, wobei ein entsprechender Prozess initiiert wird.

Das „One Number Conept“ ist die von vielen Telefonanlagen und PBX Softwarelösungen gebotene Möglichkeit, auf verschiedenen Geräten wie dem Mobiltelefon, dem Bürotelefon oder dem Home Office im Ausland unter einer einzigen Rufnummer erreichbar zu sein. Auch der Faxempfang über diese eine Rufnummer ist möglich, wobei die Faxe per Mail zugestellt werden. Automatisierung ermöglicht, dass die Telefonanlage erkennt, wo Sie am besten erreichbar sind. Ist die Software PBX mit dem Outlook-Kalender verbunden, kann diese auswärtige Termine erkennen und stellt während der Dauer des Termins Anrufe auf Ihr Mobiltelefon durch. Ist dieses ausgeschaltet oder lautlos gestellt, wird auf Wunsch direkt an den Anrufbeantworter oder in Ihr Sekretariat durchgestellt. Sie werden per Email oder SMS benachrichtigt.

Extended Call Routing ermöglicht kleinen wie großen Unternehmen beispielsweise individuelle Telefonansagen, das Vorlesen von Mails durch einen Computern, die Steuerung des Computers sowie zeit- und datumsabhängige automatische Prozesse über die Telefonanlage. So lassen sich Prozesse optimieren und vereinfachen. Nachts, feiertags und am Wochenende hören Anrufer eine abweichende Ansage oder werden direkt an den Notdienst durchgestellt, wenn das Büro nicht besetzt ist. Dabei können Sie sogar anhand der Rufnummer des Anrufers unterscheiden und Ansagen personalisieren. Sie können sich von der Telefonanlage Ihre Mails vorlesen lassen oder sich per DTMF direkt mit dem gewünschten Ansprechpartner verbinden lassen. Einige Unternehmen nutzen die telefonische Zeiterfassung, indem die Mitarbeiter durch einen Anruf mit der PIN ein- und auschecken können.

Virtuelle private Netzwerke (VPN) sind verschlüsselte Verbindungen zwischen zwei Standorten oder einer Niederlassung und einem mobilen Endgerät wie Notebook oder Mobiltelefon. Durch einen VPN Tunnel können ebenso Daten ausgetauscht wie sichere Telefongespräche geführt werden. Ihr Mobiltelefon ist im Ausland per VPN über das Internet per WLAN oder UMTS genauso unter der heimischen Rufnummer erreichbar wie das Bürotelefon. Der Anrufer erfährt nicht Ihren Aufenthaltsort. Sie sind überall erreichbar und können von jedem Ort der Welt störungsfrei Ihrer Arbeit nachgehen. Ebenso wie bei der Verbindung von Filialen per VPN telefonieren Sie intern auch aus dem Ausland kostenlos und führen Gespräche kostengünstig über Ihre Telefonanlage in der Niederlassung. In Verbindung mit dem Call Routing können Anrufe an eine während eines lokalen Feiertags geschlossene Filiale an einen anderen Standort automatisch binnen Millisekunden weitergeleitet werden, dessen Mitarbeiter während der dortigen regulären Arbeitszeit für die Kunden da sind.

Unified Communications (UC) ergänzt das Unified Messaging mit dem Ziel, die Erreichbarkeit von Kommunikationspartnern zu verbessern und somit Prozesse zu beschleunigen. Dabei werden zahlreiche ein- und ausgehenden Kommunikationsdienste zusammen geführt und um Präsenzfunktionen ergänzt. Die Medienintegration sorgt dafür, dass Ihr Ansprechpartner mit dem seiner Situation angepassten Gerät erreichbar ist. Die Präsenzfunktion ermöglicht Ihnen zu sehen, ob und wenn ja in welcher Form Ihr gewünschter Gesprächspartner erreichbar ist. Die Idee der Kontextintegration ist, aus allen Systemen (bspw. CRM und ERP) die Kommunikation mit dem richtigen Ansprechpartner mit einem Klick auslösen zu können ohne darauf achten zu müssen, ob der Gegenüber nur per Handy, im Büro oder unter einer anderen Nummer erreichbar ist.