E-Mail-Postfach nach dem Urlaub aufräumen

31.08.2023

Allmählich geht die Zeit des Sommerurlaubs zu ende – und viele kehren zurück an den Arbeitsplatz. Selbst für diejenigen, die sich auf die Kollegen und ihre Tätigkeiten freuen, gehen gerade die ersten Tage mit Frust und getrübter Stimmung einher. Grund ist der Blick ins E-Mail-Postfach. Insbesondere wer es geschafft hat, während des Urlaubs nicht hineinzusehen, findet es überfüllt vor. Das Sortieren und Beantworten wird mühsam und viel Zeit kosten, die man lieber auf anderes, akut Anstehendes, verwenden würde. Deshalb sei an dieser Stelle an ein paar Standard-Tipps erinnert.

Nach CC filtern

Zunächst sollte man den Posteingang nach E-Mails filtern, bei denen man nur in Kopie steht. Denn diese sind für einen selbst in der Regel nicht dringlich. Schieben Sie diese in einen Extra-Ordner und schauen Sie später, was gelöscht werden kann, was ins Archiv gehört. Überfliegen sie vorher Betreff-Zeilen und/oder Absender, um nichts zu übersehen, was trotz CC prioritär für Sie sein könnte.

Das Postfach von oben nach unten abarbeiten

Während man intuitiv mit den ältesten Emails im Postfach beginnen würde, weil deren Absender schon am längsten auf Antwort warten, empfiehlt es sich, von oben zu beginnen. Denn in der Welt der E-Mails ist vieles kurzlebig. Manches (gar ein Drittel) hat sich während ihrer Abwesenheit bereits erledigt, mancher Absender hat sich womöglich mehrmals gemeldet. 

Auch nach Zeitaufwand priorisieren

Priorisieren sie Emails beim Sichten gleich nach dem Zeitaufwand für ihre Beantwortung. Was sich leicht und schnell beantworten lässt, sollte sofort erledigt werden. Die anderen E-Mails können entsprechend der Priorität auf Wiedervorlage für die nächsten Tage gesetzt werden.

Zur Abwesenheitsnotiz vor dem Urlaub

In Absprache mit dem Arbeitgeber mag es sinnvoll sein, beim Festlegen des Zeitraums der Abwesenheitsnotiz 1-2 Puffertage für die Beantwortung von Emails draufzuschlagen, diese Pufferzeit kann Sie vor ungeduldigen Nachfragen bewahren, von denen man sich unter Druck gesetzt fühlt, weil sie das Postfach weiter füllen.