E-Mails auch in Zukunft unverzichtbar

04.06.2020

Auch im privaten Bereich sind E-Mails weiter auf dem Vormarsch. Kommunikations-Plattformen stellen keine Alternative dar. Mahr EDV empfiehlt Unternehmen die Festlegung auf einen Kommunikationskanal.

Elektronische Kommunikationskanäle

Totgesagte leben länger – das gilt nicht nur für entstaubte Klassiker wie Analogfotografie oder Vinyl-Platten, sondern auch für die recht junge Kommunikationsform der E-Mail, die sich sowohl im beruflichen als auch im privaten Kontext größter Beliebtheit erfreut. Vor knapp 50 Jahren wurde der erste elektronische Brief durch Ray Tomlinson versendet, der eigentlich ein Intranet für seine Forschungsgruppe entwickeln wollte, um schneller und effizienter arbeiten zu können. Auch die Berliner IT-Experten Fabian Mahr und Pascal Kube waren zu Beginn ihrer EDV-Karriere vor 20 Jahren bereits von diesem schnellen Medium begeistert. Darin liegt für sie auch heute noch das Geheimnis der E-Mail: Obwohl mobile Messenger wie WhatsApp mit über 60 Milliarden Nachrichten pro Tag weiter auf dem Vormarsch sind, liegen die elektronischen Briefe mit knapp 200 Milliarden versendeten Einheiten noch um einiges weiter vorne. Mit der Vielfalt der technischen Möglichkeiten steigt bei vielen Menschen der Wunsch, für die interne und die externe Kommunikation unterschiedliche Kanäle nutzen zu können. Mahr und Kube empfehlen jedoch für die berufliche Kommunikation die Festlegung auf ein Medium, denn E-Mails bringen ohnehin schon alles mit sich, um eine ideale Unternehmenskommunikation zu gewährleisten – nach außen und nach innen.

E-Mail und Messenger-Dienste

Während die E-Mail im privaten Bereich wegen mangelnden Vertrauens in Messenger-Dienste wie WhatsApp, Telegram oder Threema wieder einen Aufschwung erlebt, basierte die Unternehmenskommunikation auch in den vergangenen zwei Jahrzehnten auf der sekundenschnell übertragenen Textnachricht. Fabian Mahr weiß: „Der entscheidende Vorteil der E-Mail ist die Kompatibilität, denn schließlich können die elektronischen Briefe auf allen beliebigen Endgeräten, seien es iPhone, Android, PC und sogar über vernetzte Fernseher wiedergegeben werden – und das in aller Welt“. Allerdings werden über E-Mails häufig auch Viren und Trojaner verbreitet, zudem bietet die Übertagung über die zwischengeschalteten Rechen-Hubs Manipulationsmöglichkeiten, sodass auch E-Mails keine einhundertprozentige Sicherheit bieten. „Mit modernen Verschlüsselungsprogrammen gesicherte E-Mails sind allerdings von Dritten nur mit enormem Aufwand zu knacken“, ergänzt Mahr. So ist es gut verständlich, dass Unternehmen die E-Mail weiterhin als Kommunikationsmittel Nr. 1 verwenden, denn die Vorteile in der Nutzung überwiegen: „Sie lässt Anhänge zu, ist leicht revisionssicher zu archivieren, einfach und übersichtlich zur sortieren und zu organisieren, nicht zuletzt besitzt sie eine nicht unerhebliche Beweiskraft“, erklärt Fabian Mahr die Unabdingbarkeit von Mails in der geschäftlichen Kommunikation und sieht darin auch den Grund für ihr Fortbestehen.

E-Mails: Gekommen, um zu bleiben

Theoretisch bringt die E-Mail also alles mit, was auf der professionellen Ebene gefragt ist und schwächelt nur, wenn es um interne, persönliche Nachrichten geht. Wo im Messenger schnell Emojis und Schnappschüsse ausgetauscht werden, sehnen sich Arbeitnehmer häufig nach einem zusätzlichen Kanal neben dem überfüllten Mail-Postfach. Zusätzliche Messenger bergen jedoch auch einige Gefahren: „In dem Moment, wo die interne und externe Kommunikation eines Unternehmens getrennt wird, entsteht ein kommunikatives Eigenleben. Denn neben der Frage nach dem Feierabendbier werden hier auch mal sensible Arbeitsthemen diskutiert und schnell Dokumente verschickt, die später im Wirrwarr nicht mehr auffindbar sind“, weiß Pascal Kube und empfiehlt stattdessen eine einheitliche Kommunikationskultur per E-Mail. Für ausschließlich private Angelegenheiten spricht für Mahr und Kube jedoch nichts gegen die bekannten mobilen Messenger, die meist über das eigene Smartphone laufen und dem Risiko einer Vermischung von privat und beruflich vorbeugen. Für eine reibungslose Unternehmenskommunikation lohnt sich daher eine Optimierung des E-Mail-Postfachs mit Add-Ons oder Erweiterungen für den Mail-Client, um so den Überblick zu behalten. Aus Sicht von Mahr und Kube ist die E-Mail gekommen, um zu bleiben.