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IT Systemhaus Berlin, Düsseldorf, Potsdam – Mahr EDV GmbH

Mailarchivierung – was Sie wissen sollten

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Unter dem Begriff Mailarchivierung versteht man die langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten. E-Mails haben sowohl im Geschäftsleben, als auch im privaten Bereich fast vollständig die Gleichberechtigung gegenüber dem Briefverkehr erlangt. Dadurch ergeben sich auch gesetzliche Verpflichtungen, die die Verwaltung direkt beeinflussen. Darunter fallen zum Beispiel die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie Basel II. Sobald eine E-Mail eine elektronische Unterschrift besitzt, ist sie ein rechtsverbindliches Original. Der Anwender hat diese zentral und langfristig zu sichern. Besonders steuerrechtlich relevante E-Mails müssen seitens des Unternehmens aufbewahrt werden, sodass ein unmittelbarer Zugriff durch Steuerbehörden gewährleistet wird. Dies hat zur Folge, dass die Verwaltung von E-Mails immer aufwändiger und komplexer wird. Reine E-Mail-Systeme sind nicht für die langfristige Aufbewahrung von Mail-Objekten gedacht.

Welche Möglichkeiten gibt es bei der Mailarchivierung?

Im Allgemeinen wird zwischen server- und clientseitiger Archivierung unterschieden. Bei der serverseitigen Archivierung werden alle eingehenden E-Mails direkt in ein Archivsystem übertragen. Damit wird sichergestellt, dass alle Nachrichten manipulationsfrei gespeichert werden. Diese Methode erfordert hohe Speicherplatzkapazitäten. Unerwünschte Nachrichten sollten deswegen durch einen Spamfilter aussortiert werden. Der Zugriff erfolgt nicht direkt auf das E-Mail-System, sondern auf eine Referenz direkt auf das Archiv. Dadurch kann der E-Mail Server entlastet werden.
Bei der clientseitigen Mail-Archivierung bestimmt der Anwender selbst, welche E-Mails archiviert werden sollen. Das gibt dem Anwender ein hohes Maß an Flexibilität, birgt aber die Gefahr, wichtige E-Mails versehentlich nicht zu archivieren.

Sichere und rechtskonforme Mailarchivierung mit Mahr EDV

Die Vor- und Nachteile der verschiedenen Mailsysteme sollten individuell im Hinblick auf Ihr Unternehmen abgewogen werden. Mahr EDV berät Sie zu Ihrer kompletten IT-Infrastruktur und berücksichtigt ebenso bestehende CRM-Systeme sowie Dokumentenmanagement-Lösungen. Erfahren Sie hier mehr zum Thema Hosted Exchange & Email-Archiv.
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