9 Gründe, warum IT-Systemintegration scheitert und wie Unternehmen Risiken reduzieren
Was bedeutet IT-Systemintegration?
Unter IT-Systemintegration versteht man die Verbindung unterschiedlicher IT-Systeme, Anwendungen, Datenquellen und Infrastrukturen zu einer funktionierenden Gesamtumgebung.
Das kann beispielsweise notwendig werden, wenn ein Unternehmen:
- neue Cloud-Lösungen einführt,
- bestehende Server oder Anwendungen modernisiert,
- Standorte technisch zusammenführt,
- neue Anwendungen an bestehende Systeme anbindet,
- vorhandene Software ablöst,
- Unternehmenszukäufe technisch integriert oder
- eine historisch gewachsene IT-Infrastruktur vereinheitlichen möchte.
Gerade in mittelständischen Unternehmen treffen dabei häufig moderne Cloud-Dienste auf ältere Anwendungen, individuelle Schnittstellen und über Jahre entstandene Sonderlösungen.
Je komplexer diese Umgebung ist, desto wichtiger wird eine sorgfältige Planung.
Die 9 häufigsten Ursachen für Probleme bei der IT-Systemintegration
1. Die bestehende IT-Infrastruktur wurde nicht vollständig analysiert
Bevor eine neue IT-Architektur geplant werden kann, muss klar sein, welche Systeme bereits vorhanden sind und wie sie miteinander verbunden sind.
In der Realität ist dieses Wissen nicht immer vollständig dokumentiert. Einzelne Anwendungen wurden möglicherweise vor Jahren eingeführt, Schnittstellen individuell entwickelt oder Prozesse durch temporäre Workarounds ergänzt, die irgendwann zum Dauerzustand geworden sind.
Hinzu kommt sogenannte Shadow IT: Anwendungen oder Cloud-Dienste, die einzelne Teams nutzen, ohne dass sie zentral von der IT verwaltet werden.
Fehlen diese Informationen in der Planungsphase, basiert die neue Architektur möglicherweise auf falschen Annahmen.
Typisches Warnsignal:
Im Projekt lässt sich nicht eindeutig beantworten, welche Systeme Daten untereinander austauschen oder welche Anwendungen voneinander abhängig sind.
Was hilft?
Eine strukturierte Ist-Analyse sollte vor der eigentlichen Planung alle relevanten Systeme, Schnittstellen, Anwendungen, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten erfassen. Eine aktuelle IT-Dokumentation schafft dafür eine wichtige Grundlage und verhindert, dass entscheidendes Wissen nur bei einzelnen Personen vorhanden ist.
2. Technische Abhängigkeiten werden übersehen
Eine IT-Infrastruktur besteht nicht aus isolierten Komponenten.
Netzwerk, Server, Endgeräte, Identitätsverwaltung, Cloud-Dienste, Datenbanken, Sicherheitslösungen und Fachanwendungen greifen ineinander.
Eine vermeintlich kleine Änderung kann deshalb Auswirkungen auf andere Systeme haben.
Wird beispielsweise ein Server ersetzt, eine Anwendung migriert oder eine Authentifizierung umgestellt, können davon weitere Dienste betroffen sein, die im ursprünglichen Projektumfang gar nicht berücksichtigt wurden.
Gerade Veränderungen an der IT-Infrastruktur und am Netzwerk sollten deshalb nicht isoliert betrachtet werden.
Typisches Warnsignal:
Während der Umsetzung tauchen regelmäßig Systeme oder Schnittstellen auf, die im ursprünglichen Projektplan nicht berücksichtigt wurden.
Was hilft?
Abhängigkeiten sollten bereits während der Planung sichtbar gemacht und gemeinsam bewertet werden. Besonders kritische Systeme benötigen zusätzlich geeignete Test-, Rückfall- und Migrationsszenarien.
3. Legacy-Systeme und technische Schulden werden unterschätzt
Viele Unternehmen betreiben Anwendungen, die seit Jahren zuverlässig funktionieren.
Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass sie sich problemlos in eine moderne Infrastruktur integrieren lassen.
Ältere Systeme verfügen möglicherweise über:
- proprietäre Schnittstellen,
- veraltete Betriebssysteme,
- individuelle Anpassungen,
- spezielle Datenformate,
- nicht mehr unterstützte Komponenten oder
- historisch entstandene Workarounds.
Je länger eine Umgebung gewachsen ist, desto wichtiger wird die Frage, welche Systeme tatsächlich übernommen werden sollten und welche besser modernisiert oder ersetzt werden.
Eine erfolgreiche Systemintegration bedeutet deshalb nicht zwangsläufig, jede vorhandene Lösung unverändert in die neue Umgebung zu übertragen. In manchen Fällen ist eine geplante Software Migration die sinnvollere Lösung.
Was hilft?
Bestehende Systeme sollten nicht nur technisch erfasst, sondern auch nach Kritikalität, Zukunftsfähigkeit und Ablösbarkeit bewertet werden.
4. Anforderungen und Projektziele sind nicht eindeutig
Was soll nach dem Projekt eigentlich besser funktionieren?
Diese scheinbar einfache Frage wird bei komplexen IT-Projekten häufig von verschiedenen Beteiligten unterschiedlich beantwortet.
Die Geschäftsführung betrachtet beispielsweise Wirtschaftlichkeit, Ausfallsicherheit und Zukunftsfähigkeit. Die interne IT fokussiert sich auf Administration, Sicherheit und technische Standards. Fachabteilungen wiederum benötigen bestimmte Funktionen und möglichst geringe Unterbrechungen im Tagesgeschäft.
Werden diese Anforderungen nicht frühzeitig zusammengeführt, entstehen während der Umsetzung neue Wünsche und Zielkonflikte.
Die Folge können zusätzliche Arbeit, steigende Kosten und Verzögerungen sein.
Typisches Warnsignal:
Während des Projekts werden grundlegende Anforderungen immer wieder neu diskutiert.
Was hilft?
Vor Projektstart sollten Ziele, Muss-Anforderungen, Verantwortlichkeiten und Prioritäten gemeinsam definiert und dokumentiert werden. Eine strukturierte IT-Beratung kann dabei helfen, technische Anforderungen und Unternehmensziele zusammenzuführen.
5. Die Beteiligten stimmen sich nicht ausreichend ab
An größeren IT-Projekten sind häufig mehrere Parteien beteiligt:
- interne IT,
- Geschäftsführung,
- Fachabteilungen,
- IT-Dienstleister,
- Softwareanbieter,
- Cloud-Provider und
- weitere externe Partner.
Jede Partei betrachtet das Projekt aus einer anderen Perspektive.
Ohne klare Zuständigkeiten und regelmäßige Abstimmungen können Informationslücken entstehen. Entscheidungen werden doppelt getroffen, Aufgaben bleiben liegen oder verschiedene Dienstleister gehen von unterschiedlichen Voraussetzungen aus.
Gerade an den Schnittstellen zwischen mehreren Verantwortlichen entstehen dadurch unnötige Risiken.
Typisches Warnsignal:
Bei Problemen ist unklar, wer für eine Entscheidung oder einen bestimmten Teil der Infrastruktur verantwortlich ist.
Was hilft?
Klare Verantwortlichkeiten, definierte Ansprechpartner und feste Abstimmungswege sollten bereits zu Beginn des Projekts festgelegt werden.
6. Die System- und Anbieterlandschaft wird unnötig komplex
Nicht jede zusätzliche Technologie ist automatisch ein Fortschritt.
Viele Unternehmen nutzen über Jahre hinweg Lösungen verschiedener Hersteller, unterschiedliche Cloud-Plattformen und mehrere Dienstleister parallel.
Das kann sinnvoll sein. Es kann jedoch auch dazu führen, dass immer mehr Schnittstellen gepflegt und unterschiedliche Verwaltungsoberflächen, Verträge und Sicherheitskonzepte berücksichtigt werden müssen.
Mit jeder zusätzlichen Komponente steigt der Aufwand für Betrieb, Support und Dokumentation.
Gleichzeitig sollte eine Konsolidierung nicht dazu führen, dass sich Unternehmen unnötig von einem einzelnen Anbieter abhängig machen.
Was hilft?
Bei Architekturentscheidungen sollten deshalb nicht nur Funktionen und Anschaffungskosten betrachtet werden. Auch Integrationsfähigkeit, Administrationsaufwand, Support, Sicherheit, Skalierbarkeit und langfristige Abhängigkeiten spielen eine Rolle.
7. Zeit- und Kostendruck verkürzen wichtige Projektphasen
IT-Projekte sollen häufig möglichst schnell sichtbare Ergebnisse liefern.
Gerade bei umfangreichen Veränderungen kann dies dazu führen, dass Bestandsaufnahme, Dokumentation, Tests oder Risikoanalysen verkürzt werden.
Kurzfristig spart das möglicherweise Zeit. Probleme zeigen sich dann jedoch häufig erst bei der Migration oder im laufenden Betrieb.
Besonders kritisch wird es, wenn für zentrale Systeme keine ausreichenden Tests oder Rückfalloptionen vorgesehen wurden.
Typisches Warnsignal:
Wichtige Projektphasen werden mit dem Argument gestrichen, dass sie „wahrscheinlich nicht notwendig“ seien.
Was hilft?
Der Projektplan sollte ausreichend Zeit für Analyse, Tests, Dokumentation und mögliche Korrekturen berücksichtigen. Kritische Systeme sollten außerdem nicht ohne abgestimmtes Rückfallszenario verändert werden.
8. Sicherheit und Compliance werden zu spät berücksichtigt
Cybersecurity sollte kein zusätzlicher Schritt am Ende eines Integrationsprojekts sein.
Zugriffsrechte, Identitätsmanagement, Verschlüsselung, Netzwerksegmentierung, Backup, Protokollierung und weitere Sicherheitsanforderungen können direkten Einfluss auf die technische Architektur haben.
Gleiches gilt für Datenschutz sowie branchenspezifische oder regulatorische Anforderungen.
Wer diese Themen erst berücksichtigt, wenn die technische Umsetzung bereits weit fortgeschritten ist, muss unter Umständen zentrale Architekturentscheidungen nachträglich verändern.
Ein strukturiertes IT-Sicherheitskonzept hilft dabei, Schutzbedarf, technische Maßnahmen und organisatorische Anforderungen von Beginn an zusammenzudenken.
Was hilft?
Sicherheits- und Compliance-Anforderungen sollten bereits während der Konzeption definiert und anschließend über das gesamte Projekt hinweg berücksichtigt werden.
9. Nach dem Projekt fehlt eine klare Governance
Mit dem Go-live endet die Arbeit an einer IT-Infrastruktur nicht.
Neue Anwendungen kommen hinzu, Mitarbeitende wechseln, Systeme werden aktualisiert und Anforderungen verändern sich.
Ohne klare Standards kann sich die tatsächliche Umgebung dadurch Schritt für Schritt von der ursprünglich geplanten Architektur entfernen. Dieser Effekt wird häufig als Architecture Drift bezeichnet.
Fehlen außerdem aktuelle Dokumentationen und definierte Änderungsprozesse, wird die Umgebung mit der Zeit wieder schwerer nachvollziehbar.
Typisches Warnsignal:
Wenige Monate nach einem Projekt kann niemand mehr zuverlässig erklären, welche Änderungen seit dem Go-live vorgenommen wurden.
Was hilft?
Architekturentscheidungen, Verantwortlichkeiten und wesentliche Änderungen sollten dokumentiert werden. Für größere Umgebungen sind zudem klare Standards und Change-Prozesse sinnvoll.
Auch der spätere Betrieb sollte bereits während der Projektplanung berücksichtigt werden. Managed Services können dabei unterstützen, zentrale Aufgaben im laufenden IT-Betrieb strukturiert abzudecken.
Wie lässt sich das Risiko bei einer IT-Systemintegration reduzieren?
Die meisten Risiken lassen sich nicht mit einem einzelnen Tool oder Produkt lösen.
Entscheidend ist vielmehr ein strukturierter Prozess.
Eine IT-Systemintegration sollte deshalb in der Regel mindestens folgende Schritte berücksichtigen:
- Bestehende Infrastruktur analysieren
Systeme, Anwendungen, Schnittstellen, Sicherheitsmechanismen und Abhängigkeiten erfassen. - Anforderungen definieren
Gemeinsam mit IT, Geschäftsführung und relevanten Fachbereichen festlegen, welche Ziele erreicht werden sollen. - Zielarchitektur entwickeln
Definieren, wie die zukünftige IT-Umgebung aussehen und welche Systeme miteinander verbunden werden sollen. - Risiken und Abhängigkeiten bewerten
Kritische Systeme, mögliche Ausfallrisiken und technische Einschränkungen identifizieren. - Migration und Integration planen
Reihenfolge, Verantwortlichkeiten, Testverfahren und mögliche Rückfallszenarien festlegen. - Umsetzung dokumentieren
Architektur, Konfigurationen und wichtige Entscheidungen nachvollziehbar festhalten. - Betrieb und Weiterentwicklung berücksichtigen
Bereits während des Projekts klären, wie die Umgebung anschließend administriert, überwacht und weiterentwickelt wird.
Welche Rolle spielt IT-Beratung bei einer Systemintegration?
Gute IT-Beratung beginnt nicht mit der Auswahl eines bestimmten Produkts.
Sie beginnt mit der Frage, welches Problem ein Unternehmen lösen möchte und wie die bestehende IT-Umgebung tatsächlich aufgebaut ist.
Eine externe IT-Beratung kann insbesondere dabei unterstützen,
- bestehende Infrastrukturen strukturiert zu analysieren,
- technische Abhängigkeiten sichtbar zu machen,
- Anforderungen verschiedener Unternehmensbereiche zusammenzuführen,
- unterschiedliche Lösungswege zu bewerten,
- eine geeignete Zielarchitektur zu entwickeln und
- einen realistischen Fahrplan für die Umsetzung festzulegen.
- Wichtig ist dabei auch der Blick über das eigentliche Projekt hinaus.
Denn eine neue IT-Lösung muss nicht nur am Tag der Einführung funktionieren. Sie sollte sich anschließend zuverlässig betreiben, absichern, dokumentieren und weiterentwickeln lassen.
IT-Systemintegration mit Mahr EDV
Bei Mahr EDV beginnt IT-Beratung & Strategie mit einem Verständnis der bestehenden IT-Umgebung.
Wir analysieren, wo Ihre IT heute steht, welche Systeme und Anforderungen berücksichtigt werden müssen und wo Modernisierung sinnvoll ist. Daraus entsteht ein klarer Fahrplan für die weitere Entwicklung Ihrer Unternehmens-IT.
Je nach Ausgangssituation begleiten wir anschließend auch die Umsetzung – beispielsweise bei Software-Migrationen, bei Veränderungen der IT-Infrastruktur und des Netzwerks, bei der IT-Dokumentation oder beim anschließenden Betrieb über unsere Managed Services.
Dabei geht es nicht darum, möglichst viel zu verändern.
Es geht darum, die richtigen Dinge zu verändern und eine IT-Umgebung zu schaffen, die zum Unternehmen und seinen zukünftigen Anforderungen passt.
Fazit: Gute Systemintegration beginnt vor der technischen Umsetzung
IT-Systemintegration ist mehr als die technische Verbindung verschiedener Systeme.
Bestehende Abhängigkeiten, organisatorische Anforderungen, Sicherheitsfragen und der spätere Betrieb müssen gemeinsam betrachtet werden.
Wer die vorhandene Infrastruktur zuerst versteht, Anforderungen klar definiert und Risiken frühzeitig berücksichtigt, schafft eine bessere Grundlage für ein planbares Integrationsprojekt.
Sie planen eine IT-Modernisierung, Migration oder Systemintegration?
Dann lohnt sich ein Blick auf Ihre bestehende Umgebung, bevor die ersten technischen Entscheidungen getroffen werden.
Gemeinsam prüfen wir, wo Ihre IT heute steht, welche Abhängigkeiten berücksichtigt werden müssen und welche nächsten Schritte für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.
Häufige Fragen zur IT-Systemintegration
Was ist IT-Systemintegration?
IT-Systemintegration bezeichnet die Verbindung verschiedener IT-Systeme, Anwendungen, Datenquellen und Infrastrukturen zu einer funktionierenden Gesamtumgebung. Ziel ist es, dass Systeme zuverlässig miteinander kommunizieren und gemeinsame Geschäftsprozesse unterstützen können.
Warum scheitern IT-Systemintegrationen?
Probleme entstehen häufig durch eine unvollständige Analyse der bestehenden Infrastruktur, übersehene Abhängigkeiten, Legacy-Systeme, unklare Anforderungen, mangelnde Abstimmung, Zeitdruck oder fehlende Verantwortlichkeiten. Auch Sicherheitsanforderungen und der spätere Betrieb sollten bereits während der Planung berücksichtigt werden.
Was sollte vor einer IT-Systemintegration geprüft werden?
Vor Projektstart sollten vorhandene Systeme, Anwendungen, Schnittstellen, Abhängigkeiten, Sicherheitsanforderungen und Verantwortlichkeiten erfasst werden. Anschließend lassen sich Anforderungen und eine geeignete Zielarchitektur definieren.
Wie läuft eine IT-Systemintegration ab?
Ein typischer Ablauf umfasst die Analyse der vorhandenen Infrastruktur, die Definition der Anforderungen, die Entwicklung einer Zielarchitektur, die Planung der Migration, Tests, die technische Umsetzung sowie Dokumentation und Übergabe in den laufenden Betrieb.
Welche Rolle spielen Legacy-Systeme bei einer Integration?
Ältere Systeme können Integrationsprojekte erschweren, wenn Schnittstellen fehlen, Technologien nicht mehr unterstützt werden oder individuelle Anpassungen bestehen. Deshalb sollte frühzeitig geprüft werden, ob ein Legacy-System integriert, modernisiert oder ersetzt werden soll.
Wann ist externe IT-Beratung bei einer Systemintegration sinnvoll?
Externe Unterstützung kann insbesondere bei komplexen oder historisch gewachsenen IT-Landschaften sinnvoll sein, wenn intern Ressourcen oder Spezialwissen fehlen oder wenn mehrere Systeme, Standorte oder Anbieter koordiniert werden müssen.
