Die DSGVO verlangt insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen viel ab. Die folgenden Punkte sollten bei der Umsetzung der DSGVO nicht vergessen werden:
Behörden
- Benennung des Datenschutzbeauftragten
- Verfahrensverzeichnis erstellen und aktuell halten (Verfahrensverzeichnis erstellen Bitkom.org)
- Datenschutzfolgeabschätzung
- Technische und Organisatorische Maßnahmen (veralteter Link: TOMs erstellen bdsg-externer-datenschutzbeauftragter.de)
Lieferanten
- Prüfung auf Anbieter in Drittstaaten (bspw. Emaildienste wie Gmail/Hotmail, Alternative Mahr EDV Hosted Exchange)
- Auftragsverarbeitungsvereinbarungen (AVV-Muster Bitkom.org)
Mitarbeiter
- Verpflichtung zum Datengeheimnis (Verpflichtung Muster gdd.de)
- Schulung zum Datenschutz
Personalabteilung
- Löschung von Bewerbungen nach gesetzlichen Fristen – revisionssichere Archivierung von Emails und Möglichkeit zur Festlegung von Aufbewahrungsrichtlinien sowie automatischer fristgemäßer Löschung von Emails nach individuell einstellbaren Kriterien (Mahr EDV Hosted Exchange und Email-Archivierung)
Allgemein
- Archivierung und fristgemäße Löschung von Emails (Mahr EDV Hosted Exchange)
- Aufbewahrungsrichtlinien inkl. fristgemäßer Löschung von Datei- und Datenbankdaten
- Sichere Vernichtung von Dokumenten und Festplatten (Achtung bei Entsorgung/Verkauf von Altgeräten, die Festplatten beinhalten wie bspw. Drucker; Lösungsansätze: Schredder und zertifizierte Datenlöschung)
- Datensicherungen für das ganze Unternehmen (Mahr EDV Cloud Backup, siehe auch: Mahr EDV Checkliste sichere Datensicherung)
- Regelung und Dokumentation des Datenzugriffs (Wer darf auf welche Daten wann zugreifen?)
- Verschlüsselung von Notebooks, PCs, Festplatten, Servern (Bitlocker, Mahr EDV Monitoring)
- Gewährleistung eines aktuellen Virenschutzes (Mahr EDV Managed Virenschutz und Mahr EDV Monitoring)
- Regelmäßige Installation aktueller Updates (Mahr EDV Monitoring inkl. Managed Updates)
- Installation von USVs (Weiterbetrieb und/oder ordentliches Herunterfahren bei Stromausfall)
Webseite
- SSL-Verschlüsselung
- Prüfung des Standorts der Server für das Hosting (Alternative in Deutschland: Mahr EDV Webhosting)
- Datensicherung des Webservers regelmäßig durchführen
- Speicherung der IPs in Logs des Webservers prüfen, ggf. komplett anonymisieren, regelmäßig fristgemäß löschen
- Cookie Banner (Cookie-Artikel Heise.de)
- Prüfung des Impressums
- Datenschutzhinweis auf der Webseite und bei sozialen Medien wie Facebook
- Wichtige Punkte: Cookies, Registriergung/Kundenkonto, Newsletter, Kontaktformular, Onlinebewerbung, Nennung Datenschutzbeauftragte, Facebook, Instagram, MySpace, SlideShare, Twitter, Youtube, Google+, LinkedIn, Pintrest, Xing, Google Analytics/Adwords, Bing, Econda, Etracker, Matomo, Webtrekk, Google Maps, Protokolle des Webservers, Remarketing, Werbung Dritter auf Ihren Seiten, WordPress Plugins, Zahlungsmöglichkeiten wie Paypal und Sofortüberweisung, Bilder von Dritten, Email- und Clouddienste wie GMail und Hotmail
- Vorsicht bei Verzicht auf einen qualifizierten Rechtsanwalt und Nutzung kostenlosen Generatoren, denn viele liefern fehlerhafte Ergebnisse oder platzieren sogar Werbung auf Ihrer Seite (siehe auch: Generatoren-Artikel Netprofit.de)
- Google Analytics/Adwords
- IP-Anonymisierung für Google Analytics einstellen (IP-Anonymisierung Google.com)
- Widerspruchsrecht zur Analytics-Verwendung durch Opt-Out-Cookie ermöglichen (Opt-Out-Cookie Google.com)
- Auftragsverarbeitungsvereinbarung und Zusatzvereinbarung mit Google abschließen (Auftragsverarbeitung Google.com)
- Festlegung der Aufbewahrungsdauer (Aufbewahrungsdauer Google.com)
- Aufnahme im Datenschutzhinweis
Mahr EDV Lösungen zur DSGVO
Mahr EDV bietet zahlreiche Lösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, die DSGVO-Herausforderungen zu meistern:
- Hosted Exchange
Email Kommunikation für das gesamte Unternehmen mittels Mahr EDV Servern in deutschen Rechenzentren (Mahr EDV Hosted Exchange) - Hosted Mailarchivierung
Revisionssichere Archivierung von Emails nach Ihrer Compliance und Möglichkeit zur Festlegung von Aufbewahrungsrichtlinien und automatischer fristgemäßer Löschung von Emails (Mahr EDV Hosted Exchange und Email-Archivierung) - Managed Backup
Verschlüsselte regelmäßige automatische Backups Ihrer Server und PCs in deutsche Mahr EDV Rechenzentren, die höchsten Anforderungen genügen (Mahr EDV Cloud Backup) - Monitoring
Überwachung der Server und PCs auf bspw. Einhaltung Compliance und Verschlüsselung, Aktualität des Virenschutzes und Backups sowie Leistungsdaten und (drohende) Ausfälle (Mahr EDV Monitoring) - Managed Updates
Regelmäßige Installation von Updates und Patches für Server und PCs (Mahr EDV Monitoring inkl. Managed Updates) - Managed Virenschutz
Virenschutz auf höchstem Niveau für Unternehmen - Webhosting
Betrieb Ihrer Webseite auf Servern in Deutschland - IT Service durch führungszeugnisgeprüfte und mehrfach zertifizierte Experten
