Geschäftliche E-Mails müssen nicht nur gespeichert, sondern vollständig, unveränderbar und prüfbar archiviert werden. Wir richten Ihre Mail Archivierung GoBD-orientiert ein und integrieren sie sauber in Exchange Online und Microsoft 365.
GoBD-konform bedeutet: vollständig, unveränderlich, manipulationssicher, für Berechtigte zugänglich und innerhalb der gesetzlichen Fristen aufbewahrt. Nachrichten mit rechtlich relevanten Inhalten müssen als Original erhalten bleiben, auch wenn das E-Mail-System gewechselt wird. Wir richten Archivierungslösungen ein, die diese Anforderungen für Ihr Unternehmen technisch und dokumentarisch erfüllen.
Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden automatisch und manipulationssicher archiviert, bevor sie den Posteingang erreichen. Kein manueller Eingriff durch Mitarbeitende notwendig.
Wir konfigurieren Aufbewahrungsfristen passend zu Ihren gesetzlichen Anforderungen: steuerrechtlich relevante E-Mails mindestens 10 Jahre, weitere Inhalte bis zu 30 Jahre.
Archivierte E-Mails sind vollständig indiziert und per Volltext-Suche auffindbar. Einzelne Nachrichten, Kalendereinträge oder Kontakte lassen sich gezielt wiederherstellen.
Wir integrieren die Archivierungslösung in Ihre bestehende Exchange Online oder Microsoft 365 Umgebung und berücksichtigen dabei CRM-Systeme und Dokumentenmanagement-Lösungen.
Wir analysieren Ihre Anforderungen, konfigurieren die Archivierungslösung und schulen Ihr Team im Umgang damit.
Wir klären welche E-Mails archiviert werden müssen, welche Fristen gelten und welche bestehenden Systeme berücksichtigt werden.
250+ Experten an 18 Standorten richten die Archivierungslösung ein, integrieren sie in Ihre Exchange Online Umgebung und dokumentieren die Konfiguration vollständig.
Nach der Einrichtung schulen wir Ihr Team im Umgang mit der Suche und Wiederherstellung von archivierten Nachrichten.
Ja. Steuerrechtlich relevante E-Mails unterliegen nach GoBD einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von mindestens 10 Jahren. Für KMU und mittelständische Unternehmen gilt das genauso wie für Großunternehmen. E-Mails mit rechtlich bindenden Inhalten müssen als unveränderliches Original erhalten bleiben.
Revisionssicher bedeutet, dass archivierte E-Mails vollständig, manipulationsfrei und innerhalb der gesetzlichen Fristen aufbewahrt werden. Nur berechtigte Personen dürfen darauf zugreifen, der gesamte Prozess muss dokumentiert und nachvollziehbar sein.
Steuerrechtlich relevante E-Mails müssen in Deutschland mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden, andere geschäftliche Korrespondenz mindestens 6 Jahre. Wir konfigurieren die Fristen passend zu den Anforderungen Ihres Unternehmens, eine Archivierung bis zu 30 Jahren ist möglich.
Bei serverseitiger Archivierung werden alle Nachrichten automatisch vor der Zustellung ins Archiv übertragen. Das ist manipulationssicher und vollständig. Bei clientseitiger Archivierung entscheidet der Mitarbeitende selbst, was archiviert wird, was das Risiko birgt, relevante Nachrichten zu übersehen. Wir empfehlen grundsätzlich die serverseitige Variante.
Ja. Wir integrieren GoBD-konforme Archivierungslösungen direkt in Exchange Online und Microsoft 365 Umgebungen. Bestehende Archive aus früheren Systemen können dabei migriert werden.
