Geschäftliche E-Mails unterliegen Aufbewahrungspflichten nach GoBD und HGB. Hosted Mailstore von Mahr EDV archiviert Ihre ein- und ausgehenden E-Mails automatisch und revisionssicher in einem deutschen Rechenzentrum, getrennt von Ihrem produktiven Postfach. So bleiben alle E-Mails jederzeit auffindbar, auch wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Postfach und Archiv beim selben Anbieter auf derselben Plattform sind ein vermeidbares Risiko. Hosted Mailstore trennt Ihr Archiv vom produktiven Mailsystem und betreibt es in einem deutschen Rechenzentrum. Sie behalten die Kontrolle über Ihre Daten, unabhängig davon, ob Sie einen eigenen Exchange-Server oder Microsoft 365 nutzen.
Ein weiterer Vorteil im Betrieb: Sie können Ihre Exchange-Postfächer verschlanken und Mails nach definierten Fristen automatisiert aus dem produktiven Postfach entfernen. Der Zugriff bleibt über eine sehr schnelle Volltextsuche jederzeit möglich. Mehrfach versendete Mails werden im Archiv nur einmal gespeichert und sparen so Speicherplatz.
Hosted Mailstore archiviert nach konfigurierbaren Regeln, entlastet den Mailserver und hilft Ihnen, Aufbewahrungsfristen nachvollziehbar abzubilden. Alle archivierten E-Mails sind volltext-durchsuchbar, für den Alltag Ihrer Mitarbeiter ebenso wie für die Einsicht durch Steuerprüfer oder Anwälte.
Archivierung Ihrer Microsoft-365-Postfächer, getrennt vom produktiven Postfach und unabhängig vom Microsoft-Konto.
Automatische Archivierung Ihrer bestehenden Postfächer, revisionssicher und volltext-durchsuchbar.
Übernahme bestehender Archivdaten aus Vorgängersystemen, wenn Sie zu uns wechseln.
E-Mail-Archivierung gehört zu unserem Leistungsportfolio rund um Exchange und Microsoft 365. Wenn wir eine Microsoft-365-Umgebung einrichten oder einen Exchange-Server betreuen, empfehlen wir Hosted Mailstore allen Kunden, die Aufbewahrungspflichten unterliegen. Das betrifft in Deutschland faktisch jedes Unternehmen, das geschäftliche E-Mails empfängt und versendet.
Die Lösung ist ausgereift und stabil, integriert sich nahtlos in bestehende Umgebungen und ist schon für wenige Postfächer sinnvoll. Sie skaliert problemlos auf deutlich größere Umgebungen.
Wir klären Anzahl der Postfächer, Speicherbedarf und Ihre Aufbewahrungsanforderungen und stimmen die passende Variante ab.
Wir richten Hosted Mailstore in unserem Rechenzentrum ein, konfigurieren die Archivierungsregeln und testen die revisionssichere Funktion.
Wir übernehmen den laufenden Betrieb, Updates und Support. Eigene Hardware ist nicht nötig.
Wir prüfen Ihre aktuelle Situation und zeigen Ihnen, wie eine revisionssichere E-Mail-Archivierung in Ihrer Umgebung aussieht.
Geschäftliche E-Mails sind für viele Unternehmen Teil steuerlich und geschäftlich relevanter Kommunikation und unterliegen Aufbewahrungspflichten nach GoBD und HGB. Zu klären ist, welche E-Mails wie lange aufbewahrt werden müssen und wer Zugriff erhält. Mahr EDV setzt die technische Umsetzung mit Hosted Mailstore um. Die rechtliche Bewertung stimmen Sie bei Bedarf mit Ihrer Steuer- oder Rechtsberatung ab.
Microsoft 365 bietet eigene Archivfunktionen. Dabei liegen Produktivpostfach und Archiv jedoch beim selben Anbieter auf derselben Plattform. Ein unabhängiges Archiv in einem deutschen Rechenzentrum vermeidet dieses Klumpenrisiko und behält die Kontrolle über Ihre Daten bei Ihnen. Welche Variante zu Ihnen passt, prüfen wir anhand Ihrer Umgebung.
Hosted Mailstore archiviert unabhängig vom Postfach des Mitarbeiters. Auch nach Deaktivierung eines Nutzerkontos bleiben alle E-Mails im Archiv erhalten und können von berechtigten Personen eingesehen werden.
Die Kosten richten sich nach der Anzahl Ihrer Postfächer und dem Speicherbedarf Ihres Archivs. Fordern Sie über den Rechner oben ein unverbindliches Angebot für Ihre Umgebung an.
